Bulut Tabanlı Telefon Sistemleri

Bulut santral telefon santral ihtiyacının kurulumunda bir donanım ya da yazılım olmasına gerek kalmaksızın internet üzerinden kullanım imkanı veren yeni nesil bir iletişim hizmeti olarak tanımlanabilir. Bulut santral ya da sanal santral yatırım maliyeti gerekmeksizin üstelik düşük ücretli bir abonelik sistemi ile internet platformu üzerinden istenilen her zaman ve her yerde kullanılabilmektedir. Web arayüzleri ve web abone sayfasının kullanılması ile bulut santral kullanımının kolaylıkla gerçekleştirilmesi mümkündür. Bulut santralde aynı numara üzerinden aynı anda birden fazla sayıda gelen ve giden aramanın yapılması mümkündür. Tüm ayarlar da kullanıcı paneli üzerinden kolay ve hızlı bir şekilde yönetilebilmektedir.

Bulut Santralin Avantajları Nelerdir?

Bulut santralin en önemli avantajlarından biri şüphesiz başlangıç yatırım maliyetinin olmamasıdır. Bulut santraller için en başta herhangi bir yatırım maliyetine ihtiyaç duyulmamakta olup aylık olarak kiralanmaları mümkündür.

Bulur santralde fiziksel kurulum yapılması gereksinimi olmadığından birkaç dakika içerisinde kullanıma hazır hale getirilmeleri mümkündür. Böylece hızlı kurulum avantajı ve hemen kullanım imkanı sağlarlar.

Bulut santralin bir diğer avantajı taşınma sürecinin çok daha kolay bir hale getirmesidir. Yer değişikliği durumunda bilgisayar, akıllı telefon, IP telefon kişinin yanında olduğu sürece bulunulan her yerin ofis olarak kullanılması mümkündür.

Son derece güvenli olan bulut santraller elektrik ve internet kesintilerinden etkilenmedikleri için kesintisiz iletişim ve erişim sağlayabilirler. Aynı zamanda bulut santral kiralama modeli ile uygun maliyetlerle kiralamalar yapılabilir. Fiziksel santrallerden farklı olarak ek karta ihtiyaç duyulmaksızın dış hat ve dahili sayının genişletilmesi mümkündür. API hizmetiyle kullanılan CRM ya da yazılımla bulut santrallerini entegre edebilirler. Bölgede internet kesintisi olduğu dönemlerde aramalar otomatik olarak mobil cihaza yönlendirilebilirler. Ses kayıtları ihtiyaç durumunda sunulabildiği için müşteri memnuniyeti ya da çalışanların performansı kontrol altında tutulabilir.

Bulut Santral Ne İşe Yarar?

Sanal santral olarak da adlandırılan bulut santral günümüzde birçok firma tarafından yoğun talep gören hizmet türlerinden biridir. Çoğunlukla iş amacı ile kullanılan sanal santraller kişilerin amaçlarına ve ihtiyaçlarına göre kişisel olarak da kullanılması mümkündür. Sanal santraller aslında birer iletişim aracı olup kişilerin ve işletmelerin iletişim ihtiyaçlarının giderilmesi amacıyla geliştirilmiş ve kullanılmaya başlanmışlardır.

Analog santrallerin yerini almayı başaran sanal santraller firmalar ve kişiler açısından oldukça avantajlıdır. Özellikle IP santral özelliği sayesinde yüksek ölçüde tasarruf imkanı sağlamaktadır.

Bulut santrallerin tamamen kendine özgü çalışma prensipleri bulunmakta olup özel olarak hazırlanan senaryolar çalışmalarını sağlamaktadır. Temel çalışma prensipleri internete dayalı olan bulut santraller internetin olduğu her yerde rahatlıkla kullanılabilmektedirler.

Analog ve eski santral sistemlerine göre bazı farklılıkları olan bulut santraller aynı zamanda kullanıcılara birçok fayda sağlarlar. Uzun yıllardır hayatımızda olan bulut telefon sistemleri internetin hayatımızda kapladığı yerin artması ile birlikte birçok alanda yoğun bir şekilde talep görmektedir. Bulut santral tipik olarak işletmelerin çalışanlarına ulaşılabilmesi için dahili hatları bulunan bir ana telefon numarasına sahip olmasını sağlar. Çalışanlar ve işletmeleri bulut santral sayesinde müşterileri ve potansiyel müşterileri ile çok kolay bir şekilde iletişim kurabilirler.

Bulut Tabanlı Telefon Sistemleri Nasıl Çalışır?

Bulut santral eski tip fiziksel telefon santrallerinin yerini almakta olup sanallaştırma teknolojisi kullanılarak internet üzerinden hizmet sunan ve internetin olduğu her yerden santral özellikleri kullanılabilen internet tabanlı yeni nesil bir telefon santrali olma özelliğine sahiptir. Bulut tabanlı telefon sistemlerine farklı yöntemlerle erişim sağlanması mümkün olup internetin bulunduğu hemen her yerde bulut tabanlı telefon sistemlerinin kullanılması mümkün olmaktadır.

Bulut tabanlı telefon sistemlerinde;

• Ses sinyalleri, aktarılabilecekleri kadar küçük veri parçalarına dönüştürülerek ses örneklerinin ses paketlerine bölünmesi sağlanır.

• Bu paketler internet platformu üzerinden VoIP sağlayıcısına oradan da alıcıya iletilir.

• VoIP sağlayıcısı aramanın yönlendirilmesi için bulut santralinden yararlanır.

• Arama verileri herhangi bir VoIP telefonuna ya da sabit hatta gönderilip verilerin hedefe ulaşmasının ardından tekrar ses sinyallerine dönüştürülürler.

Sanal santral müşterinin çalışma şekline özel olarak hazırlanan senaryoya göre çalışmakta olup bu senaryonun farklı şekillerde uygulanması mümkündür. Bu aslında sanal santralin en büyük özelliklerinden biri olup ihtiyaca göre şekillenebilecek bir esnekliğe sahip olduğundan çok avantajlıdır.

Müşteri ya da potansiyel müşteri aradığında telefon sanal santral tarafından açılır ve müşteriye özel karşılama mesajı okunur.

“ Merhaba, kalite standartları gereği görüşmemiz kayıt altına alınmakta olup dahili numarayı biliyorsanız tuşlayınız. Eğer bilmiyorsanız Satış için 1’i, Muhasebe için 2’yi, Teknik Destek için 3’ü tuşlayınız. Operatöre bağlanmak için lütfen bekleyiniz.”

Bu aşamanın ardından;

• Eğer telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 1’i tuşlarsa çağrı satış kuyruğuna yönlendirilecektir.  İstenildiği takdirde kuyruk içerisine cep telefonu ya da sabit hat eklenebilmektedir. Kuyruğun bir diğer önemli noktası sıralama mantığı olup kuyrukta sırayla en az cevaplayana göre ya da rastgele gibi farklı modeller seçilmesi söz konusu olabilir. Eğer gelen bir arama kuyrukta kalıp cevaplanmadıysa arama bilgisinin tanımlanmış yetkili kişilere SMS uyarısı olarak gönderilmesi söz konusu olabilir.

• Telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 2’yi tuşlarsa muhasebe dahilisine yönlendirilmektedir.

• Telefon eden müşteri ya da potansiyel müşteri 3’ü tuşladığı takdirde aramanın GSM numarasına yönlendirileceği şekilde tanımlanması mümkün olabilmektedir.

• Tüm kuyruk dahililerine, direkt dahililere ya da GSM numaralarına ulaşılamadığı takdirde arayanın ses kaydının maile gönderilmesi ya da arabanın bilgisinin SMS ile dahili sahibine gönderilmesi söz konusu olabilmektedir.

• İstenildiği takdirde dış hatlardan gelen aramalar IVR senaryosuna uğramadan belirli dahili numaralara ya da kuyruğa yönlendirilebilmektedir.

• İstenildiği takdirde dahili numaraların dış aramaları kendilerine tanımlanmış olan farklı dış hat numaraları üzerinden yapılabilmektedir.