Ip Telefon Sistemleri

IP Telefon Santralı Kullanmak İçin 10 Neden

Teknolojinin çok hızlı eskidiği bu dönemde, her türlü teknoloji yatırımının doğru yapılması son derece önemli, çünkü gelişemeyecek bir teknoloji ürününe yapılacak bir yatırım, kısa süre sonra gelişen ihtiyaçları karşılayamayacak ve firmaya artık hizmet edemez hale gelecektir. Bu durumda ise firmanın bu eski teknoloji çözümünü bir yana atmak ve yeni bir çözüme sıfırdan yatırım yapmaktan başka çaresi kalmaz. Bu nedenle bir firma alt yapı yatırımı yaparken iki noktaya çok dikkat etmelidir:

1) Yapacağım yatırımın sonucunda elde edeceğim ürün/çözüm ihtiyacım olanı karşılayacak teknolojiyi barındırıyor mu?
2) Yapacağım yatırımın sonucunda elde edeceğim ürün/çözüm geliştirilebilir mi, firmama uzun vadede hizmet edecek şekilde gelişmelere açık mı?

Bu iki sorunun cevapları ancak bugün için gelinen uç noktadaki bir ürün söz konusu ise olumlu olarak verilebilir. Bu da bizi iletişim sistemleri ihtiyaçları için IP santral ve tümleşik iletişim çözümlerine yönlendirmektedir. Satın alınacak santralın günümüz ihtiyaç skalasında IP tabanlı olması işletmelerin ihtiyaç duyduğu teknolojik yeniliklere büyük ölçüde cevap verecektir.

IP telefon santralları, geleneksel analog santralların yerini alan ses, görüntü ve veri iletişimini tek bir network üzerinde toplayan iletişim sistemidir. IP tabanlı santrallar, kolay yönetilebilir ve programlanabilir olmasının yanında kurulum ve bakım maliyetlerinin düşük olması nedeniyle işletmeler için uygun çözümlerdir. IP santrallar ile geleneksel analog santralların sunduğu özelliklerin yanında VoIP, fax-over-IP, ses kayıt, konferans, görüntülü görüşme, sesli mesajların e-mail ile iletilmesi, durum bilgisi izleyebilme, anlık mesajlaşma, uzak abone ve uzak ofis iletişimi gibi gelişmiş uygulamalar kullanılabilmektedir.

Gelişmelere açık bir IP santrala yatırım yapan bir firma ise yukarıdaki temel kazanımlar açısından doğru bir adım atmış olacaktır. IP santralların sağlayacağı bir takım kullanıma yönelik faydalar da aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

1) Masa başı sabit telefonlara duyulan bağımlılık ortadan kalkar. Akıllı cep telefonları, tablet bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar vb. cihazlar üzerine kurulacak yazılım tabanlı telefonlar sayesinde, aboneler dünyanın herhangi bir yerinden, santrallarına bağlanabilir ve ofislerindeymiş gibi telefonlarını kullanabilirler. Bu esneklik özellikle, müşteriye yakın olmanın gün geçtikçe daha önemli olduğu iş yaklaşımda çok önemli farklar yaratabilecek bir ortam sağlamaktadır.

2)Firmanın farklı birimleri arasında kurulacak IP köprüsü sayesinde iletişim giderlerinde ciddi tasarruf elde edilir. IP santrallar direkt olarak İnternet üzerinden birbirleri ile iletişim kurabilmekte ve pek çoğu bu bağlantı üzerinden tek numara yapısı destekler şekilde çalışabilmektedir. Bu sayede hem tüm firma birimlerindeki abonelerin her birimden erişilebilecek tek numarası olmakta hem de birimler arasında yapılan çağrılar bedava gerçekleştirilmektedir. Buna ek olarak bir abone firma birimleri arasında hareket ederken her birimden kendi telefon numarasını kullanarak sisteme dahil olmakta ve yerleşkeden bağımsız olarak aynı hizmeti alabilmektedir. Ayrıca tek merkezde var olacak bir çağrı merkezi yapısı da oluşturulabilir.

3)IP telefon santrallarında, kapasite artırımı çok kolaydır. Kapasite artırmak için santrala yeni kartlar eklenmesi gerekmez. IP abone altyapısı yazılım tabanlı bir yapı olduğundan sadece IP abone lisansı ilavesi ile abone sayısı kolaylıkla artırılabilir.

4)IP telefon santrallarında,kapasite artırımı çok kolaydır.Kapasite artırmak için santrala yeni kartlar eklenmesi gerekmez. IP abone altyapısı yazılım tabanlı bir yapı olduğundan sadece IP abone lisansı ilavesi ile abone sayısı kolaylıkla artırılabilir.

5) IP santrallar, IP aboneler için özel kablolama gerektirmez. Bina içinde hazır bulunan bilgisayar alt yapısı kablolaması IP telefonlar için direkt olarak kullanılabilir. Hemen her IP telefon, üzerinde bir hat çoklayıcı (Ethernet switch) bulundurur. Bu sayede bilgisayar için hazırlanmış tesisat, hem IP telefon hem de bilgisayar için ek bir kablolamaya ihtiyaç duyulmaksızın kullanılabilir. Aynı zamanda akıllı cep telefonları, bilgisayarlar ve benzeri cihazlar kablosuz bilgisayar ağlarında da çalışabileceğinden, kablosuz ağ olan yerlerde IP telefonlar da bu kablosuz ağlar üzerinden çalışabilirler. Bu durum beraberinde, santralın bir yerden bir yere kolayca taşınması olanağını da sağlar.

6) IP santralların bakımı ve programlaması kolaydır.WEB arayüzü sayesinde standart bir Internet Tarayıcısı (örneğin Internet Explorer, Mozilla Firefox vb.) uygulamalar üzerinden kolayca yapılabilir. IP santral aboneleri kendi bilgisayarları üzerinden abone ayarlarını kontrol edebilir, değiştirebilir ve bazı servislerden kolaylıkla faydalanabilirler. Örneğin sesli mesajlarını bilgisayarları üzerinden görebilir ve dinleyebilirler veya isterlerse sesli mesajlarının kendilerine elektronik posta ile iletilmesini sağlayabilirler.

7)Kullanılacak olan telefon makinası için çeşitlilik artar.IP santrallarda kullanılan SIP protokolü dünya genelinde standartlaşmış ve olgunlaşmış bir protokoldür. Bu nedenle IP santrallarla kullanılabilecek SIP uyumlu uç birimlerde,IP telefonlarda esneklik ve kullanım zenginliği sağlar

8) IP sistemler, IP altyapısı sayesinde farklı yazılım ve sosyal medya araçlarıyla entegrasyona açıktır. Bu sayede sistem aboneleri tek arayüzden birden fazla iletişim aracını kullanabilirler.

9)Görüntülü görüşme için Video IP telefonlar kullanılabilir. Ayrıca bilgisayarlara yüklenecek Soft Telefon (Yazılım Tabanlı Telefon) üzerindeki video alanı ile Video IP Telefonlar ile görüşülebilir, görüntülü konferans yapılabilir.

10)SIP protokolünün sunduğu kullanıcı servislerine ek olarak geliştirdiği özel protokoller ile IP santral kullanıcıları, günlük iletişim ihtiyaçlarını karşılamada kullanabilecekleri daha pek çok servisi de IP telefonlar üzerinden kullanabilirler. Bu sayede sayısal bir telefon kullanan bir kullanıcı, standart bir IP telefon kullanmaya başladığında SIP protokolünde desteklenmediği için kullanamayacağı pek çok özelliği, IP telefonlar ile kullanabilir.

11) Mobil uygulaması cep telefonunun da bir abone telefonu gibi kullanılmasına olanak tanır. Akıllı cep telefonları üzerinde kullanılabilen uygulamaları, bilgisayarlar üzerinde kullanılabilen  yazılım tabanlı telefonları, gelişmiş CTI uygulamaları, gömülü çağrı karşılama, sesli mesaj, görüşme kaydetme gibi servislere tek ürün çatısında sahip olmak mümkündür.

Telefon Santralı Satın Alırken Bilmeniz Gereken 15 Kriter

1- KAPASİTE
Santral sistemlerinde(PBX) kapasite iç hat ve dış hat olmak üzere 2’ye ayrılır. İç hat kapasitesi, şirket içi iletişimi sağlayan abone sayısını; dış hat kapasitesi ise işletmelerin harici bağlantılarını kurmaya yarayan telefon hat sayısını anlatır.
Santral sistemi kurdurmadan yapmanız gereken ilk şey iç ve dış hat sayısının ne olması gerektiğini belirlemektir. Gelişmekte ve büyümekte olan bir işletmeye sahipseniz; kapasitenin genişletilebilir olmasına dikkat ediniz. Modüler genişleme özelliği sunan telefon santrallarının yanı sıra, IP  santral(IP PBX) sistemlerinde kapasite arttırımı sistemlerin birbirine bağlanabilmesi sayesinde çok daha esnektir. Gelişmekte olan bir işletme için IP santral sistemlerinin tercih edilmesi önerilir.
Soru: Şirket içinde telefon kullanımı olacak kaç kişi çalışıyor ve dış arama yoğunluğuna göre kaç adet telefon hattına ihtiyacımız olacak?
 2- LOKASYON
Eğer birden fazla lokasyonu olan bir şirketiniz varsa -şubeler, mağazalar, farklı bölgelerdeki ofisler gibi- bu lokasyonlar arasında ücretsiz konuşabilirsiniz. Bunun için IP köprüsü aracılığıyla(VoIP) ücretsiz görüşme imkanı sağlayan IP santral veya Bulut Santral sistemleri tercih edilmelidir.
Soru: Birden fazla lokasyonumuz var mı?

3- HAREKETLİ KULLANICILAR
Sahada çalışan satıcılar, teknik servis görevlileri vb. hareketli kullanıcılar yüksek iletişim maliyetleri oluşturabilir. IP santralların temel uygulamaları sayesinde hareketli kullanıcılar merkezlerle veya kendi aralarında ücretsiz konuşabilirler.
Soru: Şirket dışında çalışan hareketli abonelerimiz var mı?

4- ROBOT OPERATÖR (IVR-OTOMATİK KARŞILAMA) ve SESLİ MESAJ
Önceden kaydedilen karşılama mesajını ve arayanların tuşlarla seçim yapabilecekleri uygulama menülerini içeren robot operatörler şirketinizin kurumsal kimliğini ön plana çıkarmada etkili bir yoldur. Bunun yanında telefon ve iletişim trafiğini kolaylaştırarak çalışanlarınıza daha sakin bir çalışma ortamı sunar. Cevaplayamadığınız çağrılar, e-posta yolu ile de gönderilebilen sesli mesajlar olarak kaydedilebilir. Böylelikle mesajı istediğiniz an dinlemeniz mümkün olur.
Soru: Kurumsal imajımızı güçlendirecek özel karşılama mesajı ve yönlendirmeye ihtiyacımız var mı? Cevapsız çağrılara her an her yerden ulaşmamız gerekiyor mu?

5- GSM TERMİNALLERİ(FCT) VE LCR ÖZELLİĞİ
Sabit hatların yanında GSM hatlarınız da santral sisteminize dış hat olarak bağlanabilir. GSM operatörlerinin sağladığı imkanlardan ve tarifelerden faydalanabilirsiniz. Bununla beraber LCR özelliği ile yaptığınız aramaları otomatik olarak en ucuz tarifeli hat (GSM hattı, Türk Telekom hattı , alternatif operatör,vb.) üzerinden gerçekleştiren santral sistemleri iletişim maliyetlerinizden tasarruf etmenizi sağlar.
Soru: Gereksiz yere yüksek telefon faturaları ödüyor muyuz? İletişim giderlerinde tasarruf etmeli miyiz?

6- GÖRÜNTÜLÜ GÖRÜŞME
Görüntülü telefon, özel set veya yazılım tabanlı telefonlarla uzak ofis, hareketli kullanıcılar ve dış hatlarla yapabileceğiniz görüntülü görüşmeler iletişimde mesafe zorluklarını ortadan kaldırarak yüz yüze, samimi ve şeffaf bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar.
Soru: Görüntülü görüşme avantajlarından faydalanabilir miyiz?

7- KONFERANS
Santral sisteminizin sağladığı konferans yapabilme özelliğiyle aynı anda birçok kişiyle beraber konuşarak karar alma sürecinizi kısaltabilirsiniz. Bu sayede toplantı sayısı, süreleri ve maliyetlerini azaltabilirsiniz.
Soru: Konferans özelliğinden faydalanabilir miyiz?

8- GÖRÜŞME/SES KAYDI
Yaptığınız görüşmeler otomatik olarak santral sisteminiz tarafından kaydedilebilmektedir. Böylece müşteri memnuniyeti ve iletişim güvenliği sağlanmaktadır. Özellikle hızlı karar alınması gereken sektörlerde, müşteri ve iş ortakları ile yapılan görüşmelerde bu yolla yapılan otomatik belgelendirmeler fayda sağlamaktadır.
Soru: Görüşmelerin ses kaydı gerekebilir mi?

9- ENTEGRASYON
Santral sisteminizin e-posta, CRM sistemlerine, çağrı merkezi çözümlerine, kameralı güvenlik sistemlerine ve hırsız alarm sistemlerine entegrasyonu mümkündür. Örneğin işyerinizin güvenliğini cep telefonunuzdan takip edebilir ya da görüşme bilgilerinizi CRM üzerinde görebilirsiniz. Bu tümleşik çalışma şekillerini sunan santral sistemlerini seçerseniz iş yerinde cihaz kalabalığı yaratmamış, tasarruf yapmış ve sistemlerin toplan faydasını arttırmış olursunuz.
Soru: Santralın diğer sistemlerle entegrasyonundan faydalanabilir miyiz?

10- SİSTEM ALTYAPISI, KABLOLAMA
Sistem altyapısı verimlilik, etkinlik ve yönetim açısından önemli bir rol oynamaktadır. IP Santrallarda altyapıda ekstra kablolamaya gerek kalmadan mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz. Bulut Santral ile herhangi bir kablolama ya da donanım ihtiyacı olmadan telefon görüşmelerinizi yapabilirsiniz.
Soru: Tek bir network kablolaması ile telefon görüşmelerini de yapmak ister miyiz?

11- UÇ BİRİMLER/ÇEVRE BİRİMLERİ
Telefon santralları; telefon, faks makinesi, modem, cep telefonu, cep bilgisayarı vb. çevre birimlerine sahip olabilir. Bu konuda dikkat etmeniz gereken nokta, çevre birimlerinin standart özellikleri ve protokolleri desteklemesidir. Örneğin SIP bunlardan biridir. SIP destekleyen santralınız ile iPhone veya Android telefonunuza kuracağınız yazılım ile cep telefonunuzu dahili numaranız üzerinden kullanabilirsiniz. Çevre birimlerinin bu ve benzeri uygulamalara uyumlu olması gelişen ve değişen teknolojilerden kolayca faydalanmanızı sağlar.
Soru: Satın alacağım sistem standart özellik ve protokolleri destekliyor mu?

12- YÖNETİM VE RAPORLAMA
Santral sisteminizde her abonenin çağrı kayıtları tutulabilir ve istendiğinde buna dair raporlar alınabilir. Bu demek oluyor ki santral sisteminin çağrı kayıt yazılımına sahip olmasıyla kazanacağınız raporlama özelliği sayesinde iş süreçlerini analiz edebilirsiniz. Hangi çalışanınızın hangi numara ile ne kadar süre görüştüğünü istediğiniz gibi kontrol edebilirsiniz.  Ayrıca bu işlemleri VPN ile web tarayıcınızdan yapabilirsiniz.
Soru: Firmamızda görüşme trafiği hakkında bilgi sahibi miyiz? Gereksiz iletişim maliyetlerini saptamak ve elemek ister miyiz?

14- DURUM BİLGİSİ, ANLIK MESAJ
Abonelerin kendi aralarında yapabilecekleri anlık mesajlaşma, e-postayla yazışmada olan bekleme süresini ortadan kaldırır. Tüm yazışmalar kaydedilir ve Santral ile tümleşik çalışılır. Durum bilgisi özelliğiyle de ulaşılabilirliğinizi kontrol edebilirsiniz; bu sayede çalışanlar meşgul oldukları zaman istenmeyen bölünmelere ve dikkat dağınıklıklarına maruz kalmazlar. Aynı zamanda bunu diğer abonelere de göstereceğiniz için oluşabilecek iletişim hatalarını da engellemiş olursunuz.
Soru: Anlık mesajlaşma ve durum bilgisi ile verimliliğimizi arttırabilir miyiz?

15- MALİYET
Maliyet konusunda dikkat etmeniz gereken 3 nokta bulunuyor: Altyapı maliyeti, ilk yatırım maliyeti, toplam sahip olma ve işletme maliyeti. Telefon santralınızı seçerken analog bir sistem tercih edebilirsiniz. Bu durumda ilk yatırım maliyetiniz düşük olacaktır. Gelişmiş IP tabanlı bir santral sisteminin ilk yatırım maliyeti daha fazla gözükse de yukarıda da açıklanan birçok özellikle toplam sahip olma ve işletme maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlayacaktır. Gelişmiş özellikler ise çalışanlarınızın verimini ve müşteri memnuniyetini gözle görülür ölçüde yükseltecektir.  IP santralların ek kablolama maliyeti yaratmaması ise ayrı bir avantajdır. Bulut santral ya da diğer adıyla sanal santral ise, kurumunuzda bir donanım veya yazılım bulunmasına ihtiyaç kalmaksızın internet üzerinden kullanmanıza olanak sağlayan yeni nesil bir iletişim hizmeti olduğundan ilk yatırım maliyetine gerek olmayacaktır. Abonelik mantığı ile çalışan bulut santral için avantajlı konuşma paketleri satın alabilirisiniz. Santral çok uzun süre kullanılabilen bir ofis ekipmanı olduğu için maliyet hesaplarınızı yaparken en az 5-8 yıllık süreleri göz önünde bulundurmanızı öneririz.
Soru: Satın alacağım sistemin ilk yatırım, altyapı ve toplam sahip olma maliyeti ne olacak?